第 2 课:如何做好任务管理?

在 Teambition 中,「项目」是一切工作内容的最高层级,一个项目由「任务」、「文件」、「日程」、「分享」等一系列工作内容构成,对于大部分团队来说,最重要的便是做好项目中的任务管理。

开始之前

Teambition 的「任务详情页」好像是一个容器,任务的执行过程和结果,都结构化地沉淀在这个容器里。我们推荐新用户在电脑上使用 Teambition,体验满屏的畅快。

▲ 在电脑上打开「任务详情页」

1、添加「参与者」

Teambition 为任务设置了「执行者」和「参与者」两种角色,如果一个任务需要多位成员协作完成,作为负责人的「执行者」可以添加多位「参与者」。
任务的执行者和参与者可以来自不同部门,只要邀请大家加入任务所属的项目就可以了。

▲ 添加多名「参与者」,一起完成工作任务

2、创建「子任务」

如何让团队配合更默契?答案是:更明确的分工。对于需要多人协作的任务,建议做更精细的拆解。任务执行者可以创建一系列「子任务」,并且指派给其他参与者,帮助每个人准确掌握自己在任务中的职责。

▲ 拆解一系列「子任务」

3、设置截止时间

明确的截止时间有利于你集中精力完成最紧要的任务。需要同时为「任务」和每个「子任务」设置好截止时间,确保团队做出合理的时间规划,如期交付工作结果。

▲ 为「任务」和「子任务」设置截止时间

4、打开通知提醒

我们总是有太多想做和要做的事情,让 Teambition 帮助你释放脑力。可以围绕任务的截止时间预先设置好提醒通知:在何时,提醒谁,都可以自由设置;如果担心一次提醒不够,你还可以设置反复多次提醒。

▲ 围绕任务的「开始」或「截止」预设提醒

5、设置「优先级」

可以为任务设置三层优先级,在看板上,被设为「非常紧急」的任务将显示为红色,「紧急」的任务显示为橙色,「普通」级的任务则不带颜色。
建议由项目管理者来统一设定任务优先级,当多个任务显示红色,并且截止时间相邻较近,你需要检查人力资源是否充足,预防任务延期。

▲ 「非常紧急」的任务在看板上呈红色

6、在任务中发表意见

你是否会遗忘或者找不到之前的关键讨论?重要信息若是湮没在聊天群或者邮件中,十分不利于同步或者回溯。团队成员需要养成这样的工作习惯:在「任务详情页」中发表评论或者同步进展,让围绕任务的一切讨论都沉淀在一处。

▲ 新成员加入可以回溯这些讨论过程

7、文件「关联」到任务中

文件经常散落在网盘、邮件和聊天群中,变得难以管理。你可以使用「关联」功能,把任务执行过程中的一切文件都沉淀在一处。你可以上传任何格式的文件,并且可以在线预览 office 文档、pdf 和各类图片。

▲ 把文件或者文件夹「关联」到任务中


加餐使用指南

一事归一事

团队成员需要下意识地改变工作习惯,坚持以下三点,很快就可以体会到「沉淀」的好处。

· 始终在任务中沟通
当你习惯在一个任务里(而不是聊天群里)问「这件事情大家觉得 OK 吗」,每个人都知道你在问哪件事情,并且意见也可以保留下来。
如果关键讨论都在任务里进行,团队成员就可以实现「信息对称」:讨论进行到哪步,结论是什么,如何得出这个结论,是否得到认可等等。

· 「关联」代替「随手传文件」
把过程文件和最终交付的文件都「关联」在任务中,让所有参与者都可以随时找到这些文件,避免多次反复传递。

· 把关键信息更新在「备注」里
当讨论过程较长,可以把重要信息,比如关键结论、重要进展等,更新在任务详情页中的「备注」中,成员查看更方便。