可视化项目管理的协作之道

让我们来看一个故事,在西游记中,唐僧师徒取经是一个项目,有一天如来在雷音寺主持会议,询问观音,“唐僧师徒到哪了?”观音接道,“待弟子查看一番!”只见观音施法,快速锁定到唐僧位置,于是汇报说,“他们到了小雷音寺,取经路途已经过了一大半。”如来于是安排相关神兽给观音调遣。我们看到在这个项目中,作为项目经理的观音,通过可视化工具实时追踪到项目的进展,和干系人进行沟通,完成信息的对齐,并寻求到资源的支持。

在普通的软件研发项目中,会经常出现分析、设计、开发、测试、集成之间的信息传递失真。可能开发人员手头的任务已经堆积如山,而需求还在源源不断的过来,测试却没有版本开展工作。作为项目经理,迫切地希望可以实时地看到所有项目成员的状态,及时识别出风险和阻塞,以便推进项目进展。可视化项目管理的协作之道旨在追求一种通过精益、迭代的方法,结合有效的工具,实现开放分享、协作共建的项目生态。

可视化项目管理的核心理念是:以客户为中心、以目标为导向、以计划为基础、以控制为手段。

一、以客户为中心

华为核心价值观中的“以客户为中心”被标杆学习奉为经书,阿里巴巴也在其著名的核心价值观“六脉神剑”金字塔里把“客户第一”赫然放在塔的最顶端。

以客户为中心,就是聚焦为客户实现价值。而在项目交付过程中,客户需求多变,业务细节和客户要求存在差距,需要深入的澄清甚至客户参与。有时为了缩短交付需求交付周期,客户系统也需要同步开发,急需加强试错和反馈。在全球化的今天,如何实现这种跨时间跨空间的项目交互呢?我们通过可视化项目管理工具 Teambition 来加强项目管理与沟通,准确识别客户需求,缩短客户响应时间,提升客户满意度。

首先,建立一个客户联合开发项目,定义主要交互流程。(如图1)

(图1 客户联合开发项目任务视图)

客户有新需求时,在需求提交泳道新增任务,并批准任务需求说明书。客户可以和项目的需求窗口对接人进行详细的讨论交流,这些需求细节及交付时间等要求的信息交互详细绑定在任务上。在接下来的项目交付过程中,不论这个任务到了开发还是测试手中,都能详细看到需求提交时的详细讨论。

(图2 通过任务关联文件方式实现信息传递)

比较重要的是,在需求设计和开发阶段,一些关键的规格也可以在 Teambition 上及时和客户沟通,并将重要文档关联到任务上,随时共享,这种及时的交互高效地实现了和客户的对齐,建立了项目和客户的信任,实现了客户关心的真正价值点。

二、以目标为导向

《孙子兵法》中有“上下同欲者胜”,为了共同的目标上下齐心的项目能成功。确定一个清晰的、不会引起歧义的项目目标,对项目的成功至关重要,一旦确定了项目的目标,实际上就是明确了项目组成员共同努力的方向。有了明确的项目目标,就可以确定项目产品的质量要求、确定项目完成的时间、确定完成项目所需成本,为制定项目计划打下基础、明确方向。

我们可以使用 Teambition 工具在项目中通过标签来标识每天的目标任务,也可以通过新建一个任务分组用来专门跟踪每周目标的达成情况。(如图3)

 (图3 通过任务分组对齐每周关键目标)

这种通过看板的方式,让项目关键成员透明共享项目目标,有助于项目成员建立更强的连接和进行自主改进。他们会考虑延迟的成本进行工作项的优先级排序,也会密切关注上下游的进展和风险。从而实现项目范围内目标的高度一致,达成上下同欲者胜。

三、以计划为基础

凡事预则立,不预则废。完善的项目计划是整个项目成功的保障,用于指导项目工作的执行和监控。项目计划范围广、层次多,且必须考虑所有干系人的诉求,确保能够达成目标。

我们可以借助 Teambition 工具的紧前关系绘图法(PDM,如图4),制定合理的计划,并在项目过程中根据实际情况灵活调整计划。

(图4 紧前关系绘图法)

四、以控制为手段

我们可以借助工具在我们将目标任务自上而下分解后,能够实时地自动地自下而上卷积项目的进度、质量和风险。这样项目经理就能实时地掌握项目的整体动态,而且能迅速钻取到具体细节,从而高效作出正确的决策。

(图5高级分析服务)

(图6 项目ISSUE分析报告)

我们可以看出,在可视化项目管理过程中,通过紧密联系客户,聚焦客户价值。通过目标分解的方式传递到项目成员,实时透明的呈现项目状态。通过计划辅助工具高效制定项目计划。项目经理根据高级分析服务及时掌握项目的动态和风险,实施监控和决策。可视化项目管理的协作之道旨在追求一种通过精益、迭代的方法,结合有效的工具,实现开放分享、协作共建的项目生态。