协作型项目管理在工程项目领域中的应用

一、中国工程领域现状

随着人口红利逐渐消失,我国社会经济结构也正在从生产型社会向消费型社会转变。目前,中国经济的增长速度已呈现放缓态势,根据世界银行不久前发布的《东亚发展中国家展望报告》,中国经济 2017 年的增速可能为 6.5%,2018 年为 6.3%,均低于去年的 6.7%,且在政策收紧的背景下,中国房地产领域将降温。因此,目前对于房产的投资和需求都会给建筑行业带来较大压力。传统业务快速下沉已经引起企业家的重视,在这样的情况下,建筑行业企业未来转型与改革是必然趋势。

此外,从表中可以看出专业化公司利润约为总承包类公司 2~3 倍(其中中国建筑利润大部分来自房产,差距更大),说明专业公司拥有更高的盈利能力,总承包类公司在做大,做全的基础下,也应当不断提高自身专业水平,优化经营模式,提升整体盈利能力。

专业化公司与总承包类公司比较表

二、总承包企业的破局

对于任何一家企业来说,收益都是收入与成本的差额。总承包企业的主要收入来源于工程项目和其他施工服务,支出包括人工费、材料费、机械使用费等直接成本及管理人员人工费、资产使用费、工具用具使用费、保险费等间接成本。总承包企业要全面提高收益水平,就得从收入和成本入手,也就是要尽力提高项目收入,并在确保工程质量的同时,尽可能降低工程造价,高效地控制成本。下面,我们将从管理的角度探讨企业如何实现增加收入,降低成本。

传统的成本控制方式包括控制工程预算、施工方案、材料费用、人工费用及机械费用等,属于刚性控制。但在行业竞争越来越大的今天,这样的刚性控制不具备突破性优势,我们更应该从软性角度提高整个项目的管理和施工进度,做好工程现场与供应链协作成本控制,降低沟通成本,寻求新的成本控制途径与理念。

成本控制流程图

“工期”是总承包和业主都很关心的一个问题,业主希望在质量保证下,尽快完工,尽早收房;而总承包商也希望工期尽可能缩短,节约时间就是节约成本,同时加速工程资金回笼。根据研究表明,在工程质量一定时,工期与成本之间的关系特征如图所示:在保证质量的同时,有一个最佳的工期,能使工程项目成本为最低。

时间成本曲线

在项目管理过程中,通过良好的项目管理机制,可以实现高效沟通与协作,降低管理成本,缩短施工周期,从而在保证工程质量的前提下,使工程成本最小化。

三、传统总承包企业项目管理模式

首先基于项目管理来看看总承包公司通常的组织架构:

总承包公司组织架构图

总承包公司项目部必须设置计划部、设计部、招采部等部门,其中项目项目经理是最为主要的负责人。做好项目的工期进度控制和风险管理,协调好内外部关系,减少不必要的工时产生,能最直接影响项目的成本。因此,做好“工程项目管理”是项目经理的主要职责。

在传统的工程项目管理方法中,Excel 是我最常用的管理工具,我们通常会把我们需要做的任务列在 Excel 中,做一个执行计划。(如图所示:传统施工进度图)。

传统施工进度图

这种方式成本低,很清晰,但需要专人去维护。举例,当一个任务完成之后,需要去更新并把进度抄送给大家,效率低,协同性差。项目经理也不能第一时间知晓完成进度并提前安排下一个施工段班组,无形中增加了沟通成本和浪费宝贵的施工时间。

此外,另一种传统的方式是工时记录,虽然能够清晰呈现每个工作所需的工期,但是无法在第一时间直观反映项目的进程和变化,人员的管理成本和沟通成本高。

工时记录图

我们应该选用更加便捷的项目管理工具,优化工作流程,提升沟通效率和工作效率。

四、工程项目管理信息化的必要性

我国的信息化发展速度虽然迅猛,但是由于工程项目的生产经营特点,例如流程复杂、资料档案繁多、动态性强等,建筑业的信息化管理水平仍然处于较低水平。随着信息技术的迅猛发展,信息化浪潮正在席卷全球,使用信息技术辅助工程项目管理已经成为一种先进、可行的新方法。工程项目管理的信息化是指在工程管理的各个环节层次和各个方面,全面采用现代信息技术特别是网络技术,通过对信息的采集、加工、共享、传递、开发和深度利用,使项目各种资源及设施得到更有效合理的配置和利用,使项目内外部的信息沟通更加方便、流畅和快捷,使项目的运作流程更加规范,提高领导层决策能力和风险的预见能力,从而提高整个工程项目管理的水平。

五、新型项目管理解决方案——Teambition

目前,市面上有很多工程项目管理工具。Teambition 作为一款团队协作工具,始终致力于帮助公司和团队聚焦在工作目标上,提升工作效率,更快地完成工作和实现目标。那么,将 Teambition 应用在工程项目管理上,有哪些亮点呢?

亮点一: 利用任务面板统筹任务,一目了然

Teambition 任务面板

亮点二:工程横道图,实时项目管理与监控

Teambition 工程横道图

横道图清楚地表达活动的开始时间、结束时间和持续时间,并在 Teambition 上实时同步;项目经理能一目了然,易于理解,能更好安排工期,并可以与劳动力计划、材料计划、资金计划相结合,能够为管理层和执行层所掌握和运用。

亮点三:工作分配与任务文件关联

工作分配 插图

项目经理在统筹项目中为项目计划及各分项计划设置任务,并把计划文档关联到任务中;项目经理及其他项目成员可在统筹项目中查看项目计划,并可针对计划进行讨论。

亮点四:统筹风险管理,确保项目顺利进行

关联相关文件

在统筹项目中以看板的形式进行风险管理。项目经理可按风险预警、风险识别与分析、持续关注和风险解除划分风险状态,并在看板中可直观显示风险标题、风险类别、风险源、风险系数、优先级等关键信息,制定风险应对策略,关联到该任务中。

亮点五:项目文件实时管理与分享

项目文件管理界面

在项目中对相关文件进行管理,将繁重的文件管理工作变得简单,便于查找和使用。

亮点六:智能化会议安排

会议日程安排图

在项目和具体任务中创建会议,并邀请相关人员参会,一键关联会议文件,便捷高效。

作者:Teambition 高级客户经理,蔡耀

资料引用:

①《东亚发展中国家展望报告》

②《工程行业毛利率普遍在 5-6%,为什么?》新鲁班

③《项目管理技术》张研

④《建筑施工总承包企业方式的探讨》郭建军