读库,图书出版的数字化管理

蔡晓冰,Teambition 客户成功经理

「读库」品牌创始于 2005 年,以优秀的选题、讲究的品质和特殊的营销模式在中国出版界独树一帜,被公认为国内最具影响力的出版机构之一。旗下《读库》丛书自 2006 年连续出版至今,拥有大批忠实订户和良好口碑。读库目前已发展出针对儿童的「读小库」,面向游戏和亚文化的「御宅学」、「漫编室」等子品牌。
持续、优质的出品离不开先进的管理,在「数字化」这件事上,「读库」走在传统图书出版业的前沿,今天分享他们采用 Teambition 进行信息化管理的做法。

可视化管理每一本书的流程与进度

图书出版业的扁平化管理和弹性工作制,让图书生产过程更加难以协同,进度难以把控。读库借助 Teambition 把生产流程落实在「可视化」的看板上,不仅实现了对生产环节和资源的有效把控,也让团队生产力变得更强,成员协作更轻松。
在 Teambition 的项目看板上,他们将图书出版全流程通过「任务列表」展现出来,用一个「任务」承载一本书的工作,从「立项 – 初审 – 复审 – 初排 – 付排 -审校 – 付印 – 入库 -上架」,所有环节与当下进度一目了然。

可视化呈现每本图书的生产流程

调配资源,确保如期出版

可视化的看板也为各部门调配资源提供了必要信息化手段,每个环节都可以轻松统览全局。通过主动协调资源,读库的生产力进一步提高。
比如,美编可以直观看到有多少书正在「等待付排」,更合理地安排工作节奏;印务知道有多少本书即将进入「付印」阶段,就能提前安排留好库位。项目负责人可以快速查看图书进度,并且了解到各个环节的负载情况,及时发现并化解风险。比如,当一本书在「返改」阶段停留时间较长,项目负责人就可以去主动了解情况,推动任务执行,确保图书能够按期出版。

比如,当一本书在「返改」阶段停留时间较长,负责人就可以去主动了解情况

「读小库」的图书

打造一本书的信息中心

一本书的生产过程中,多线程、多任务、周期长,比如获取书号、CIP、稿酬支付、付印等等,责编在统筹过程中容易忽略某些节点,为后续环节造成进度延误或工作损失。
他们把每一个「任务」卡片打造成一本书的信息中心,通过「自定义字段」结构化地记录重要信息,如书稿类型、字数、定价、出版手续等重要信息;通过「子任务」承载出版一本书所做的全部工作,并且指派到人。当责编打开任务卡片,不仅可以轻松获取所负责图书的基础数据,还能随时检查各子任务是否执行完毕。

「任务详情页」是一本书的信息中心

沉淀可复用的出版经验

为让新编辑快速上手,如今读库在 Teambition 上为不同的书籍类型打造了不同的任务模板,通过完善子任务设置以及任务说明,使工作流程简明易操作。
比如「原创图书」模板和「引进图书」模板,新手编辑通过复制「任务」模板,即可快速上手,依照模板提示着手开展工作,不必再为工作流程和基础数据频繁请教他人。

新编辑可以轻松跟着模版走

轻松协同跨部门工作

在图书的生产过程中,会有图书版权费、策划费、翻译费等多项「付款任务」,需要责编和财务同步信息和进度,确保每笔费用一清二楚。
读库为财务部门创建了一个「财务管理」项目,来管理所有付款工作。责编只需在图书任务中,创建「关联」任务到「财务管理」项目中,填写每笔费用的支付金额、支付时间等信息,并将财务设置为执行者,即可转由财务独立操作。同时,责编可以随时查看每本书的付款明细和进度。

各种费用都使用 Teambition 统一管理

通过 Teambition 中的「自定义报表」功能,也可以实现付款金额的快速复核与统计。

可视化的金额报表

快速统计人事绩效

统计绩效一直是一项耗时耗力的体力活,需要与每位编辑逐一核对确认项目明细,计算绩效金额。使用 Teambition 后,通过「高级搜索」可以跨项目筛选出每个编辑执行的子任务和审校的书稿类型,清楚直观地看到每一个任务的执行者。只需导出 Excel,就可以快速完成绩效统计。

行为即记录,完成的任务一目了然

 

Teambition,让团队协作焕然一新

10 人以下免费使用,立即邀请团队成员开始协作。

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