海尔HOPE

项目背景

海尔集团成立于1984年,是全球家电第一品牌,目前已从传统制造家电产品 的企业转型为面向全社会孵化创客的平台。在互联网时代,海尔颠覆传统企 业自成体系的封闭系统,变成网络互联中的节点,互联互通各种资源,打造 共创共赢新平台,实现攸关各方的共赢增值。

海尔开放创新平台(Haier Open Partnership Ecosystem,简称 HOPE), 是海尔尝试开放式创新探索的代表,致力于打造全球最大的创新生态系统和 全流程创新交互社区。HOPE 平台通过整合全球一流资源,为企业、个人解 决创新来源和创新转化过程中的资源匹配,持续产出颠覆性创新成果,创造 最佳的用户体验,实现生态圈内共创共赢。

海尔 HOPE 创立之初,团队大约有10人左右,团队内部的沟通较为方便和 顺畅。随着部门业务种类日益丰富,从原来只有线下的业务,到有自己线上 的平台,再到第三方的合作业务,团队规模也越来越大。大家意识到,团队 进行沟通协作的方式需要进行转变了。

同时,团队内部每个业务部门和其他部门不可能都有直接的接口,平时没有 频繁接触的部门之间,很容易出现互相都不知道对方所负责业务的情况,这 就给跨团队协作带来了相当大的困扰。所以,HOPE 团队通过协同工具来 提高团队内部、团队之间以及合作伙伴之间沟通效率的需求日益强烈。

为什么选择 Teambition ?

2015年,HOPE 部门启动了在线协作工具的选型。在试用了很多当时国内传统厂商的协同工具以后,一个偶然的机会,海尔开放创新中心高级创新经理姜如意发现了 Teambition,并从各方面考察了用户对 Teambition 的评价。一个初创公司的产品,能提供如此优质的用户体验,姜如意认为是一件很不容易的事 情。

在回忆为什么选择 Teambition 时,姜如意说道:“Teambition 给我的感觉,第一,它的界面设计美观、比较符合用户的使用习惯,跟传统的协同软件相比有 很大的差异化,更能适应现在互联网时代的工作氛围;第二,对于大部分人来说比较好理解,容易上手。”

Teambition 很多功能和应用都给姜如意留下了深刻的印象:任务板,可以直观又简洁明了地展现任务的进展;通知的提醒方式,及时、很友好;日历,让 部门成员更加轻松地进行出差、例会等日程管理;文件库,用于存放项目的过程资产,非常实用。

潜移默化中,协作在蔓延

目前 HOPE 部门使用 Teambition 的主要工作场景包括:

· 团队内部知识管理:团队成员把相关要分享的材料文档存放在项目里,方便大家在线浏览、下载和收藏。

· 出差报告在线提交:团队成员定期地把出差报告提交到项目中来存储,简化差旅流程审批环节的沟通,同时也能把出差的工作收获和信息共享给整个团队。

· 办公资源的预定:电话会议系统的使用,在日程管理里面做一个登记。每当其他人想要用电话会议系统时,先查一下项目中的使用时间是不是会跟其他人冲 突,避免从前相互抢资源的情况发生。

· 第三方服务合作伙伴管理:HOPE 除了服务海尔集团各产业线以外,还会服务一些其他第三方有创新需求的合作伙伴,并给他们提供一些创新咨询的服务。 定期与合作伙伴开会的日程约定,合作项目的过程交付物储存等等,都通过 Teambition 上建立对应的项目来协作与沟通。

随着自身的实践愈来愈得心应手,HOPE 部门牵头在海尔研发内部进行了 Teambition 应用的推广实践:
· 在整个公司层面建立了一个出差备案的项目,为公司几百人带来了便捷的差旅流程体验。
· 公司与海外合作伙伴合作的业务,Teambition 也被用来作为信息维护存储和共享的平台,为团队的跨国协作提升了效率。

从一个部门到另一个部门,从公司内部团队到公司外部合作伙伴,HOPE 部门引入的 Teambition,让协作的美好体验在潜移默化中蔓延开来。 除此之外,其他部门也都将 Teambition 结合部门本身业务属性与日常团队事务管理需求来进行应用。

细节改变工作方式,协作提升工作体验

在 HOPE 团队,出差报销流程审批会涉及到相应的出差报告,由原来单独去跟管理员去沟通到现在直接在线上共享出差成果后,管理员直接完成审批。

现在 HOPE 团队的成员和外部客户沟通时,不再像以前那样需要单独通过邮件的重复操作来传递资料,只用把资料上传到 Teambition 的项目里面,外部客户 任何时候都可以查阅和下载,无需担心邮件丢失或发送错误等的问题。

在 Teambition 上,一些业务进展和沟通过程也会有相应的记录,大家也不用再花时间去回想和探讨任务中的问题当时出在哪儿,就能还原当时的沟通情景, Teambition 更有效地协助 HOPE 团队的成员回溯沟通和项目的整个过程。

一个个微小的细节,改变着 HOPE 团队的工作方式,带来更好的工作体验,让团队成员实实在在感受到工作效率的提升。HOPE 作为海尔拥抱开放式创新理念 的代表,就和它的名字一样,朝气蓬勃,充满希望。