备忘录和加速器:译文出版社的高效协作“快车”

作为上海译文出版社最年轻的部门,数字出版部是一个高效的协作团队。在数字时代的线上运营和出版社传统工作之间,Teambition 帮助大家轻松转换,其作用有目共睹。不论是随机应变的个人工作,还是重度协作的团队项目,数字出版部都做得游刃有余。可以说,Teambition 为这家成立于改革开放元年的出版集团注入了数字时代的新血液。

随着移动互联网的蓬勃发展,读电子书逐渐成为人们阅读生活的新常态。电子书平台越发强大的背后,既有读者需求增长的推动,也有出版社积极入驻的效用。

在这个背景下,2013年,译文出版社嗅到了这股风潮,很快开始布局数字出版领域。如今的数字出版部,作为译文出版社最年轻的部门,就是在这股数字阅读的风潮中应运而生。

“最初我负责版权管理和一部分数字出版的工作。到了2014年,领导发现数字出版这一块做起来了,便为我们开设了独立部门。”如今作为数字出版部负责人,邵明鉴全程见证了部门从无到有的过程。

细碎的工作,需要更高效的工具

和所有以数字内容运营为主要工作的团队一样,邵明鉴和同事们的工作内容很细碎。这种细碎不仅指线上运营,还有很多线下协调工作。对于以实体书为主的出版社而言,“实体”是一种延续已久的工作惯性。比如书籍资料的电子存档,不是在服务器上,而在实体光盘中;书籍封面、书籍介绍等基本资料,也没有统一且便于查找的存储路径。这其中的种种不便,对于邵明鉴和他的同事而言,意味着更为琐碎的线下工作:走不同审批,到不同部门,拿不同资料。

“最初我会把每日工作安排记录在笔记本上,完成一个,划掉一个。但是工作太多太细,并且常常变化——比如对接部门的同事不在,没办法按计划完成,就不得不临时调整。时间一长,笔纸记录的方式就变得跟不上节奏,很不靠谱。”邵明鉴说道。

计划赶不上变化,传统的工作方式显然不能适应数字时代的变化频率。自嘲“记性不好”的邵明鉴开始寻找更高效的工具。

他最早接触的是国外的线上协作产品。很快这些产品的弊端就体现出来了:不适合中国用户的使用习惯。由于架构在境外服务器上,这些产品的访问速度始终不如人意;另外,由于国内外用户购买虚拟产品的习惯不同,邵明鉴也对于这些舶来品时不时弹出的付费提示很不习惯。 随后,他又尝试了一些国内工具。尽管在使用习惯上令人满意,但却冒出了另一个更大的问题:功能欠缺,不能满足重度使用的需求。


(图片经由 译文出版社 提供:重度使用下的 Teambition)

在数字出版部,日常工作中有大量细碎的任务和协作,需要分派给不同人、逐一安排任务排期、并且逐个处理或协调。除了“到不同部门拿不同资料”这种身体力行的工作外,邵明鉴和同事们还需处理大量不能实现自动化的工作——

• 比如与平台对接电子书书单时,需要在出版社系统中逐一人工核对;
• 又比如,作为一家大型出版集团,对于书籍版权非常重视,因此将书籍提供给第三方平台进行发布前,需要严谨复杂的审批流程。

邵明鉴常常要将任务分派给不同的同事完成,以期达到效率最优化。任务多了,时间久了,对于线上协作工具的功能考验就越发明显。在频繁地重度使用下,其他国内产品也败下阵来。

重度使用下,Teambition 胜出

之后的某一天,在和一家设计外包公司合作时,邵明鉴意外地发现对方在用 Teambition。很快他就意识到,这就是他和他的团队需要的工具。作为国内线上协作工具的佼佼者,Teambition 不仅符合国内用户的习惯,更有强大的功能支撑;专门为协作而优化的设计,也让邵明鉴团队的工作更加高效。

2017年2月19日,是意大利哲学家、历史学家翁贝托·埃科去世一周年的纪念日。在这天,译文出版社在多个电子书平台同步上线了以纪念埃科为主题的电子书推介活动。从活动的前期准备到正式上线,Teambition 扮演了重要角色。作为一个有计划的营销活动,前期筹备越详细,营销目的越明确越好。这就意味着大量的团队内部沟通,以及和公司其他部门、外部平台的对接工作。


(图片经由 译文出版社 提供:与埃科纪念日相关的工作安排)

从书目挑选,到活动期间电子书价格确定;从整体方案成型,到同时与多个平台对接;这一系列工作,都是为了保证在活动当天,多平台能够同时上线一致的营销方案。邵明鉴和同事们将整个过程划分成了数个不同任务,并在每个任务下设置详细的子任务,通过Teambition进行统一跟踪和处理。2月19日当天,活动完美上线。

个人的备忘录,团队的加速器

“Teambition 帮我记住了很多事。我把这些细碎的工作记录在平台上,不仅不会遗漏,还能够设置完成时间,效率明显能够提高。”在邵明鉴看来,Teambition 对于个人工作安排的价值显而易见。与此同时,当团队成员在平台上协作时,每个人所做的事项、进度、反馈,也都清晰可见。这一点对于团队领导者非常重要——这样一来,领导者就可以准确把握项目的整体进展。Teambition 变成了邵明鉴的重要助手,协助他完成团队领导者的工作;它也是每个团队成员的必备工具,提升了团队整体的效率。

高透明度的协作,还有一个意想不到的好处:那就是让申请 Teambition 的付费服务变得更容易。对于企业来说,花钱是严肃且谨慎的事情。尤其是购买虚拟产品,如果无法直观地了解产品价值,很难得到批准。Teambition 高度透明的在线协作体验,一定程度上避免了这种尴尬。采购审批部门和直属领导可以很直观地看到,Teambition 给整个数字出版部带来了什么价值——高效工作节省了不必要的成本,出色的营销活动和不断增长的电子书上线量更提升了企业效益。为这些价值付费,显得非常值得。

Teambition 创始人 & CEO 齐俊元表示,“能为数字出版带来一份高效,让大家专注于最重要的事情,更令我坚信做 Teambition 是一件非常有价值的事情。”

 


Teambition 简介

Teambition 是国内团队协作工具的创导者,通过帮助团队轻松共享和讨论工作中的任务、文件、分享、日程等内容,让团队协作焕发无限可能。Teambition 在网页、桌面、移动环境都打造了体验出众的应用,所以你随时随地都可以和团队协作,其 iPhone 应用还被苹果公司评为2015年度最佳应用。目前,已经有超过二百万用户通过 Teambition 进行团队协作,其中也包括多个行业的龙头企业。Teambition 公司已获得来自戈壁投资、IDG、盘古及北极光的多轮融资,并在2016年获得来自腾讯的战略投资。公司于2014年入选中国最具投资价值企业50强。