自动化规则:打造最适合你的工作流程

「没有工作方式完全相同的团队,只有你自己最清楚你的工作流程」。

现在,Teambition 新增「自动化规则」功能。企业版的项目管理员可以自定义工作流程,使工作智能高效并且个性化的运转起来,减少日常人工操作。

 一个对象+一个条件+一个结果=自动化规则

「自动化规则」是任务看板中「自由模式」的补充与完善,你可以灵活搭配条件和结果,为项目中的每个阶段设置个性化的任务流转规则,来满足团队协作需要。

自动化规则

用户可自由配置的条件:

1、针对此阶段的任务:被完成、被重做、任何条件

注:「任何条件」是指任务出现在这个阶段增加任务(如:拖拽、复制、移动等)目前不支持新建。

2、更多条件:设置执行人、截止时间、优先级、重复

触发条件执行的结果:

1、默认指派给某成员

2、自动跳转到对应阶段

简单来说,自动化规则就是一个对象+一个条件+一个结果,项目的拥有者和管理员可以在【项目设置】中灵活配置。

从「人肉协作」迈向「智能协作」探索的一小步

在实际工作场景中,「自动化规则」能让一些有固定规则的工作流变得智能和高效,节省人力时间。

应用示例:HR 招聘

以招聘工作为例,在 Teambition 中使用自动化规则,只要为关键的工作节点配置条件和结果,就能让整个面试到入职的招聘流程自动化跑起来。

HR 招聘示例

关键节点一:面试邀约
面试邀约的负责人是 HR,因此从复核简历到和用人部门确认,再到邀约面试者,这一些列动作只能由 HR 触发。

这时,我们可以配置这样的自动化流转规则: HR 复筛简历后认领任务 → 任务流转到「面试邀约」→ 设置用人部门面试官为执行者 → 任务流转到「面试」。

① 选择一个对象

点击加号,选择需要配置自动化规则任务阶段:「简历初筛」。

自动化规则-简历筛选

② 添加一个条件

点击加号,添加一个触发条件:设置 HR 为执行者。

添加触发条件

③ 设置一个结果

点击加号,选择触发条件后的结果:任务流转到「用人部门筛选」。

设置触发结果

配置成功后,就能针对一节点的工作进行自动化流转:表示 HR 已经按照找人标准挑选出应聘者,将获得用人部门同意后对应聘者进行面试邀约。

配置成功

关键节点二:面试确认
需要重点考察应聘者的主要是用人部门,因此用人部门人员是面试任务的执行者,若面试通过,则通知 HR 进行跟进为其发放 Offer。

用同样的方法,我们可以配置规则:HR 设置用人部门主管为执行者 → 任务流转到「面试安排」→ 更换 HR 为执行者 →  任务流转到「发放 Offer」→ 完成招聘。

配置规则


Tips:

工作流程的设计是最关键的一步,需要全局考虑很多设计元素,例如:工作流权限,每一步工作流响应需要绑定到哪个阶段等等。

你可以参考下面几个 Tips ,让自己的工作流程更加严谨科学。

1、参考上面的示例,画出工作流程的状态转移图,方框代表对象(任务阶段),箭头代表触发状态转移的路径,箭头上的标注代表触发的条件,这样会让你配置的时候思路清晰。

示例:

工作流程的状态转移图
2、根据状态转移流程图确定每一个操作的权限控制,以及每一个操作结束触发的其他结果。

3、根据权限控制的需求,确定任务阶段的细致划分(例如一个阶段的任务对应一个执行者)和角色配置。


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如果对新功能有任何疑问和建议,欢迎前往 Teambition 用户社区 告知我们 =)

题图来自: DAN Gartman